要事优先：用 ⅔ 以上的时间去做重要而不紧急的事「汪正贵专栏」

汪正贵：北京十一学校分校校长。教育博士，教育部中小学校长国家级培训首批专家，安徽师范大学硕士生导师，合肥师范学院硕士生导师，原安徽省马鞍山二中校长。

问题23：如何做到要事优先？

要事优先是工作的价值取向。

首先我们得问一下自己，我们是倾向于做重要的事，还是倾向于做紧急的事。

所谓要事优先，是指校长们应该以重要性的维度来优先安排工作，用主要的时间去做重要的事。

这不仅是一种工作方式，也是一种价值取向。但在实际工作中，很多时候我们都是在做紧急的事，包括重要的和不重要的，我们是以紧急性作为我们做事的取向。这是急事优先。

校长每天要处理的事情很多，这些事情可以分成轻重缓急，按照重要性和紧急性两个维度，形成一个矩阵，横坐标是重要性，纵坐标是紧急性，交叉形成四个象限：

第一个象限是既重要又紧急；

第二个象限是重要不紧急；

第三个象限是紧急不重要；

第四个象限是既不重要也不紧急。

一般的事情我们总可以让它归于四个象限的某一类。

在四个象限中，我们首先要做既重要又紧急的事。但是在我们的工作当中既重要又紧急的事，其实并不多，大概占百分之二十左右，剩下的百分之八十的时间，应该做什么事？我们很有可能是做了紧急而不重要的事，而疏忽了或者根本不做那些重要而不紧急的事。

我们如果一直在做紧急的事，特别是做了一些紧急而不重要的事，有可能就耽搁了重要的事。重要的事一旦被耽搁，就可能一直被搁置下来。

如果一直在处理急事，你给人的感觉很忙，似乎忙得没有时间去做重要的事，那你可能会一直处在时间的压力下做事。

你做完一件紧急的事，次紧急的事又上升为最紧急的事，你仍然在应急，重要不紧急的事就会永远被搁置下来。

反过来，如果你一直坚持做重要的事，一段时间以后你会发现，紧急的事也越来越少了。

那些系统性的、重要的事解决以后，就会大大减少应急的事；或者说，很多重要的事，是因为我们没做，耽搁了它，才会演变成紧急的事。

所以我们应该着眼于做重要的事，不要将时间花费在那些紧急而不重要的事情上面。对于紧急的不重要的事，我们可以让别人去做，或者即使你没做也没有关系。有些事今天是急事，明天可能就不再是急事，后天就成了故事。

所以当校长们面临千头万绪的工作时，做到举重若轻，就是要学会要事优先。当然重要的事情需要大块的时间去做，需要相对独立的、持续的时间去做，我们不可能在时间的压力下去做重要的事，应急的时候往往我们做的都是表面的、肤浅的工作。

我听李希贵校长说过，他几十年来坚持一个原则，每天下班的时候，按照重要性梳理出来第二天要做的最重要的六件事。第二天按照顺序来做。其实我们也许不用考虑六件事，考虑明天最重要的三件事也可能就够了。这是要事优先的一个很好的工具。

我也看到邓小平生前接受采访时说过：他说国家领导人，每天工作四个小时就够了，主要就是做大事。他是举重若轻的人。可以想象，如果国家领导人每天都在应急的话，不睡觉工作也做不完。他必须集中精力处理大事。

在四个象限中，第二象限甚至比第一象限更重要。即用主要的时间去做重要不紧急的事。

为什么我们不赞成总是做第一象限重要而紧急的事呢？

一是因为这样的事其实并不多。二是因为第一象限的事紧急又重要。

其中隐藏一个问题，你做这个象限的事，究竟是基于它的紧急性还是重要性？假设你是因为它很紧急，其实你的思维方式还是按着紧急性来排序的，那你很有可能把第三象限的事也看成是第一象限。或者容易从第一象限，直接跳到第三象限去做事，而第三象限是那些紧急却不重要的事。

这样你会一直在压力下工作，嗜急成瘾。永远在做紧急的事，最后是伤痕累，精疲力尽。在时间的压力下工作，也特别容易急功近利去解决那些表面的问题，忽视根本的问题，可能造成更深层次的危机。

如果你坚持重点在第二个象限，做这些重要但不紧急的事，时间长了，会更加从容地工作，摆脱应急的状态。

因为重要的事做好了，紧急的事也会减少。

我们可以避免在时间的压力做应急的、表面性工作，可以从预防、规划、机制的角度去系统地解决问题。

在不紧急的状态下做事，也能够更好地处理工作中的平衡;不同角色之间的平衡；身体、精神、心智、社交等之间的平衡；生活与工作的平衡；工作与个人发展之间的平衡等。

管理学家做过调查，现实中管理者的时间是这么分配的：大约会有20%的时间在做第一象限重要而紧急的工作，15%的时间做第二象限重要但不紧急的工作，而用了50-60%的时间做第三象限紧急但不重要的事。

从这个调查中可以看出来，一般的管理者，一半以上的时间都在做紧急但不重要的事。理想的状态是，将第三象限的部分工作时间转移到第二象限，用60-80%的时间来做重要而不紧急的事，而不是去做紧急而不重要的事。

总之，我们的工作应该从重要性的维度，而不是紧急性维度出发。

其实这两种工作模式的人，会有不同的心理感受，管理学者也做过调查。

以紧急性模式工作的人，心理感受大多是:压垮了，累坏了，没有完成，筋疲力尽 ……等负面的感受;

重要性模式工作的人，心理感受大多是正面的：很有意义，有信心，正在进行，快要完成了等。[1]

所以，轻重缓急四个象限，我们应该着眼于第一，第二象限；警惕第三象限；特别要安排好第二象限。永远做重要的事情。

   参考资料

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[1]《要事第一》,[美]史蒂芬﹒柯维，罗杰﹒梅里尔，丽贝卡﹒梅里尔著，刘宗亚 王丙飞 陈允明译 中国青年出版社出版 第45页。

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