IMA：RPA是财务和会计，实现数字化转型的关键工具

7月20日，美国管理会计师协会（The Institute of Management Accountants，简称IMA）发布了《财务行业通过RPA实现转型》的报告。该报告主要对RPA（机器人流程自动化）进行了详细介绍，以及对财务和会计行业的深远影响。

财务是手动业务比较频繁的行业之一，工作人员每天将大量时间浪费在无意义的业务上，从而无法创造更多的价值。RPA作为一种高效数字化转型工具，可以轻松地将那些基于规则、重复的业务实现自动化。

由于许多组织尚未实施RPA项目或实现预期收益，因此本报告还提供了在大、中、小型企业中大规模实施RPA的蓝图，并叙述了财务和会计专业人员如何从该技术中获得收益。

美国管理会计师协会成立于1919 年，在全球140个国家/地区、300多个组织中已拥有超过125,000名会员。是国际管理会计师组织，为企业内部的财务专业人士提供资格认证和服务。

CMA认证一直被业内誉为财会领域的“黄金”认证，在全球范围内被各行各业的雇主和CFO所推崇。CMA因其被公认为国际财经领域中的黄金标准而享誉全球，被全球180个国家认可，有国际财务界的MBA之称。

01.    

重点摘要

首席财务官（CFO）为组织未来的发展提供了更好的财务管理效率，财务和会计人员迫切需要获得降低成本并提高工作效率的技能。新兴的数字技术为财务和会计人士提供了实现这些目标的途径，同时满足了对高级分析、高效运营和战略决策支持的业务需求。

简单来说，RPA（机器人流程自动化）为转变财务职能提供了清晰且可持续的解决方案，也是未来财务和会计人员必备技能之一。

成功并大规模实施RPA的组织已经实现了指数级的运营效率提升，消除了不必要的手工工作，并节省了数百万美元的财务开支。

将RPA应用在财务和会计职能的企业已经看到了强大的自动化解决方案、更低的运营成本以及员工满意度的提高。

这些组织的财务和会计职能部门发现自己远远领先于同行，因为现在配备了经过跨职能培训的财务专业人员，有更多的时间专注于更高附加值的任务。

由于财务和会计的职能原因，决定了其许多业务流程是重复和基于规则的，这是应用RPA最重要的两个标准。因此，大多数RPA的应用都是在财务和会计部门开始的。

RPA作为一种新兴数字化技术使用门槛比较低，对财务和会计职能的影响是双重的：RPA将使财务和会计流程自动化，财务和会计专业人员可以通过RPA提高业务技能。

目前，财务和会计行业正经历一场前所未有的“数字化转型革命”，对于任何规模的组织来说，RPA技术都是一个不错的选择。

它可以轻松提高财务处理数据的效率、提供高质量数据分析、提高交易处理的准确性、增强控制和合规性，显着降低运营成本，为财务和会计专业人士提供学习新技术的机会等。

2019年，IBM商业价值研究所（IBMInstitute for Business Value）发表了《企业缩小技能差距指南》的报告。该报告指出，由于人工智能和智能自动化在工作场景中应用越来越多，全球12个最大经济体的1.2亿名工人，在未来3年内可能需要接受工作技术再培训。

在IMA和德勤对财务和会计人员进行的一项联合调查中，研究了未来劳动力以及技术、人才和自动化将如何重新塑造工作方式，近76%的受访者表示他们的会计流程自动化程度不到75%。

当被问及他们对金融行业的工作类型有何期待时，超过90%的受访者表示，在未来五年内，工作效率将有所下降或显著下降，财务和会计专业人员仍需消耗大量时间在手动业务上，而不是从自动生成的高质量财务数据中获取见解。

人们意识到这种工作方式是不可取的，这将严重阻碍组织的长远发展。而RPA可以帮助财务和会计人员不再依赖传统IT技术来处理底层工作任务，使员工将主动生产力牢牢地握在自己的手动。

02. 

什么是RPA技术

RPA是一种软件技术也称为“数字化工作者”，主要通过模拟员工与应用程序的交互动作，从而使这一流程实现自动化。例如，员工每天需要到A系统下载数据，而RPA可以轻松替代员工去执行这一工作，这便是RPA的简单用例。

在实际业务中，RPA可以执行更广泛、更复杂的业务流程，例如，提取PDF、Excel、Word里的数据并将其上传至指定系统、应用和文件夹中（这需要与AI技术配合使用）。

同时RPA具有非侵入式部署、7*24小时无间断工作和易使用等特点。目前，为了更好的扩大RPA自动化范围，很多供应商将AI与RPA相结合以便处理更多的非结构化数据业务。

多数RPA软件由三部分组成，分别是自动化流程设计、Bot和Bot管理器：

• 流程设计模块：主要帮助员工设计自动化业务流程，录制鼠标点击和键盘输入。很多供应商已经提供了低代码服务，即便没有编程经验也可以快速上手。这也是RPA被广泛应用的原因之一。
  

• Bot：创建机器人运行用户设计好的自动化流程，同时可以查看运行结果。

• Bot管理器：用来管理RPA机器人，包括，暂停、开始、结束等。还提供日志、代码更新、凭证管理等维护功能。

目前，很多RPA供应商方便用户使用，已经将一些常用的自动化实例内置在RPA软件中。这种开箱即用的使用方式进一步简化了RPA的使用流程。

03.

RPA对财务和会计职能的影响

机器人流程自动化正在对劳动力产生广泛的影响。彭博社曾开发了一个工具来统计自动化对各个职业的就业机会影响。根据彭博社的模拟结果显示，94%的会计师和审计师的工作可能会受到自动化的影响；

其中，会计和审计工作是不到10个需要学士学位的职业之一，这些职业中90%以上可能受到自动化的影响。

尽管有多种数字工具可以用来实现财务和会计流程（例如，数据科学、传统的自动化使用编程语言和脚本）自动化，但目前RPA被公认为是，少数几个最有能力自动化大量财务和会计端到端业务流程的工具。

在IMA最近举办的一次RPA网络研讨会上，全球有近1500名专业财务人士参加，34.4%受访者表示，RPA将是未来三年对财会行业影响最大的新兴技术。

此外，超过75%的受访者表示，他们组织中的财务和会计流程应用RPA后会显著提高工作效率。

根据麦肯锡的自动化调查数据显示，大多数企业在应用RPA时都是从财务和会计部门开始的。常见的自动化业务流程包括，记工资单，数据迁移或数据输入，每日损益报告，账户对账等。RPA不仅将这些业务流程实现自动化，还能重塑业务流程标准。

RPA机器人可以随时随地的为财务人员提供各种帮助，例如，自动登录到财务系统中并将数据进行统计整合然后生成数据报告；机器人读取PDF中的财务数据并将其录入到财务系统中。

在《今日会计师》中的一篇文章《自动化对财务和会计行业意味着什么》写道，“RPA为财务和会计行业打开了一扇全新的大门，提供了一次千载难逢的技术创新的机会。可以让财务人员节省更多的时间，将他们丰富的工作阅历和经验用在更重要的业务上。”

04.

大规模应用RPA

许多组织已经开始了他们的RPA数字化转型之旅，在组织的共享服务部门产生了巨大影响，并从业务流程外包到自动化优先产生了决定性的转变。德勤对RPA进行了一项研究，吸引了全球400多家组织响应，53%的受访者已经开始了他们的RPA之旅；

19%的受访者打算在未来两年内开始；只有3%的组织扩大了他们的数字劳动力，实际业务中部署了超过了50个机器人。

尽管RPA具有收益明显、部署门槛低等特点，但根据Gartner的调查报告显示，很多组织还是低估了部署的复杂性，从而使得多数RPA项目胎死腹中，这主要包括以下问题：

• RPA实际收益与公司计划不符；

• 缺乏CoE支持以扩展RPA应用；

• 对业务流程的认识不足，盲目跟风实现自动化；

• 没有规范的RPA维护方法；

• RPA供应商的培训能力不足。

因此，组织在应用RPA的同时应该想好以后的治理问题和使用规范，或者可以将这些业务外包给RPA供应商来做。德勤曾制定了RPA实施规范，这包括：运营、财务、监管、技术标准和数据安全等。

为了减轻RPA实施带来的风险，除了管理机器人之外，还必须为参与RPA实施的人员进行治理，这包括正确的操作方式、数据的保密性和如何实现收益计划等。不过在治理之前，需要满足以下条件：

• 确定关键利益相关者并主动寻求他们的意见；
  

• 确定RPA运行模式；
  

• 选择RPA产品后，需要进行PoC验证；
  

• 进行自动化流程改进；
  

• 准备立项报告。

RPA的运行模式是建立治理规范的关键所在，这里给出三种运营模式建议：

• 集中模式：将所有RPA的管理权集中在一起，统一更新、分配和运行。
  

• 分布式模式：在各个团队建立RPA管理中心，各自负责自己的机器人维护和实施。
  

• 联合模式：以中央管理为中心，与各个应用部门协同管理。

在进行团队管理时可以按照权限和业务的需求，对RPA参与人员进行职能划分，主要包括以下角色：

• 指导委员会；
  

• RPA执行计划团队：产品使用者、RPA解决方案架构师、RPA开发者、业务分析师等。
  

• 业务流程负责人；
  

• 内部和外部审计员。

此外，在RPA基础培训、项目交付组织可以采用以下方法进行：

RPA基础培训：主要对RPA软件的认识和自动化思维的培训，还有简单的逻辑思维培养，一般RPA供应商都免费提供这些业务的培训。

RPA项目交付：通常RPA项目采用的是“瀑布模型”交付。瀑布模型要求软件开发严格按照需求->分析->设计->编码->测试的阶段进行，每一个阶段都可以定义明确的产出物和验证准则。

瀑布模型在每一个阶段完成后都可以组织相关的评审和验证，只有在评审通过后才能够进入到下一个阶段。

由于需要对每一个阶段进行验证，瀑布模型要求每一个阶段都有明确的文档产出，对于严格的瀑布模型每一个阶段都不应该重叠，而应该是在评审通过，相关的产出物都已经基线后才能够进入到下一个阶段。

瀑布模型的优点是可以保证整个软件产品较高的质量，保证缺陷能够提前的被发现和解决。采用瀑布模型可以保证系统在整体上的充分把握，使系统具备良好的扩展性和可维护性。

如果组织或财务人士想体验RPA却无从下手，不妨从以下几点开始：

• 从市场中选择几款免费试用的产品，然后在组织内部中从简单的业务流程开始实验；
  

• 财务和会计专业人士可以通过IMA的在线课程学习RPA，以查看实际的财务自动化案例；
  

• 找到一些知名RPA厂商获取报价并开始简单的PoC测试，一些厂商对于小型组织来说非常友好；
  

• 在一些RPA社区获取自动化知识并进行交流；
  

• 说服组织领导去参加一些线下或线下的科技展览会，亲眼见证RPA神奇的一面。

文章信息来源于IMA。

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