律师如何做好书记员的工作助手｜办案手记
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在日常办案过程中，法官或法官助理通常会被律师作为重点服务对象予以关注，我们会花大量的时间与精力去研究法官的庭审风格，归纳整理他们已有的裁判观点，并竭力做好对他们的说服工作。而书记员群体却因庞杂而琐碎的事务性工作，被大多数律师所忽视。
但从办案流程上看，律师与法官或法官助理之间除开庭外，其余时间能够直接对话的机会并不多，并且对话的重心也主要集中在案件事实以及法律适用争议上。相反更多时候，书记员才是律师日常与法院沟通交流的主要对象，并且在推进案件进程上（如诉讼排期），书记员也具有相当大的掌控空间。因此为圆满完成代理工作，律师应当注意并提高对书记员工作的重视程度，做好对书记员工作的应有辅助。
本文主要以诉讼流程为主线，对律师在案件代理过程中可能与书记员工作产生交集的点进行细节描述，希望借此可以让律师在办案过程中与书记员的互动更为顺畅，配合默契度更高，从而实现日常工作的双赢。
1.案件材料前期准备、提交环节
证据册的选编，应当在兼顾讲清事实的同时，力竭精简。在纸张的选择上，应首选轻薄、柔性的纸张，以免证据整体过于厚重，加重案件分配到具体承办人后，书记员的搬运工作。证据内容应整洁明晰，切忌存在油墨拖痕。
选编后的证据，需用订书针或者别针进行装订的，在装订完毕后应检查订书针或者别针背面是否平整，对不平整处应压平或重新装订，以免书记员在整理卷宗或者法官在翻阅卷宗时不小心划伤手指。对于页数较多的证据，需胶装成册的，在胶装完成后，应多次翻看胶装是否到位，防止证据在提交后部分脱落，影响证据的正常翻看及完整性。对于同时存在新旧证据的，律师在材料准备上应单独成册，并尽可能给合议庭法官每人准备一套，避免后期证据份数不足，给书记员带来额外的复印负担。同时，自最高人民法院2016年颁行《关于全面推进人民法院电子卷宗随案同步生成和深度应用的指导意见》以来，大多法院在立案阶段都有将纸质卷扫描为电子卷的需求，因此我们律师在提交证据材料时，应特意就其中的一套证据不进行装订或者采取活拆的装订方式，如此可以协助法院快速地进行电子扫描，亦可避免装订后不必要的拆装给证据本身造成毁损。
在对提交的证据册进行页码编排时，除封面不标页码外，我们应从里面第1页即开始编排，页码位置尽可能标注在页面右上角（具体可以所在法院的要求为准），如此可以免除书记员在案件结案归档时又需重新编排并校对页码的负担。
对于需拷贝进光盘一并提交的材料，在拷贝完成后，应当检查是否完整拷贝，防止证据遗漏；对于拟提交的案件光盘，应当用光盘套装好，防止光盘因与材料接触发生磨损，无法正常读取，此外在光盘套上还应标注明“某某案件”，防止书记员、法官在移动或者翻阅证据过程中出现滑落，进而与其他光盘相混淆。
在需同时提交原审word版裁判文书时，律师可借助相关OCR图片文字识别软件转化，亦可直接从威科先行或无讼等网站上下载，但是基于隐私保护而删减掉的部分内容，需律师提前做好补足工作。提交该类word版裁判文书的功用在于，法官在书写裁判文书过程中，对原审事实查明、本院认为及具体判项部分有直接摘录的需求，通过律师提交的Word版裁判文书，法官即可直接复制粘贴，节省书写时间。这也要求我们在准备Word版裁判文书时，准确校对信息、调整格式，从而减轻书记员以及法官后期校对文书的压力，也方便后期裁判文书快速用印、发出。
案件如需补充递交材料的，律师应当询问清楚书记员比较方便的时间段，比较方便的方式。若遇到书记员该时点确实不方便当面收取材料时，在时间允许条件下，律师应尽量耐心等待，并亲手向书记员递交材料。在依书记员建议，确需暂存某处时，也应在当日下班前悉心提醒书记员收取材料，待其收取材料后，再向书记员核实相关证据是否为自己提交的完整证据材料。补充提交证据次数应遵循尽可能少的原则。
律师如需向书记员邮寄材料，应当在EMS邮单物品名称一栏写明某某案件的具体材料名称，以方便识别与存证，同时还应自行留存好快递单号，并在支付宝 “我的快递”处录入，以便密切跟踪物流信息。待快递即将派送法院时，律师应提前拨打电话告知书记员，便于书记员知晓案件材料内容并及时领取，以免邮件长期被搁置在收发室，甚至因时间久远而丢失。
在案件办理过程中，为全面了解案情，可能需要向原审法院申请阅卷，在阅卷前应提前联系书记员，在非案件急迫所需，应选择一个书记员相对比较方便的时间段前往法院阅卷，并提前向书记员核实清楚卷宗数量，在卷宗比较多的情况下，律师应提前增配人手，备好拍照设备，并保证充足的移动电源。在阅卷过程中，律师应当遵守书记员所在法院的相关要求，快速翻阅卷宗并拍照留存，尽量节省书记员在旁等待的时间。
2.程序性文书送达环节
对于后期实际接收的地址与立案填写《送达地址确认书》不一致时，律师应当将变更后的地址、联系方式、收件人信息及时转告给书记员，方便书记员后期向当事人或律所寄送材料。
诉讼律师应及时签收书记员邮寄出的《诉讼费用缴纳通知书》、《案件受理通知书》等法院过程性文件，并及时回寄送达回证，跟踪物流信息，待即将派送法院时，及时提醒书记员签收。
3.诉讼费用缴纳环节
案件承办人在正式熟悉案件材料之前，通常会向书记员核实诉讼费用缴纳情况，看案件是否存在按自动撤诉处理情形，从而节省办案精力，为此书记员会提前与律师落实好诉讼费用缴纳情况。
这也要求律师在收到书记员发送的《缴费通知书》后，应尽可能自己先熟悉缴费流程，再向当事人讲解具体操作。在成功缴纳案件受理费后，及时告知书记员缴费讯息。法院需查看相关缴费回执的，律师也应及时传递给书记员。
4.公告送达诉讼资料
需要公告送达相关诉讼文书及材料的，律师应向书记员核实采取何种公告方式，并及时转告当事人，在当事人无其他可有效协助法院送达的情形下，应当嘱咐当事人及时缴纳公告费，在完成向指定机关缴款后，应将缴款信息及时告知书记员并将缴款回执回递给法院（后续仍需公告送达裁判文书的，也可参照本步骤）。
5.现场调查或者踏勘
部分案件，基于调查取证的需要，书记员与法官会一起进行现场调查或踏勘，在法院有需求情况下，律师可在这个过程中做好向导工作。即使无需陪同，律师也应当将知晓的相关信息提前告知法官或书记员，便于法院有针对性的准备预案、采取应对措施。
6.选定评估、鉴定机构
若在办案件必须进行鉴定、评估，律师应当配合书记员、法院鉴定中心人员及时选定评估、鉴定机构，提交相关鉴定资料，并对相关资料及时进行质证，推动鉴定、评估流程。
7.庭前调解
法官委托书记员提前了解当事人调解意愿时，律师应当在征询当事人意见后，及时向书记员反馈当事人是否同意调解的意愿，不同意调解的也应向书记员解释当事人不同意调解的根本原因，避免给书记员及案件承办人营造出一种律师敷衍，不配合法院调解工作的印象。
8.开庭环节
需异地出差开庭案件，若书记员提前以电话方式通知开庭时间的，律师需要跟书记员核实是否已经通知对方当事人及委托代理人，对方能否按时到庭，案涉传票是否已经寄出。以免订票后，再次出现时间更改，给客户或律所带来不必要的经济损失。
开庭前，如果诉讼代理一方有较多人旁听庭审的，应提前将相关人数告知书记员，由书记员进行请示、协调，以免在开庭当日就能否进入法庭旁听，给当事人以及书记员造成不必要的误会及麻烦，在双方均可接受情形下，确保庭审效果的良好传播。
法院暂未开启庭审同步语音记录的，律师需提前给书记员备好word文字版证据目录、起诉状、上诉状、再审申请书、答辩状等材料，以便书记员在当事人陈述、举证质证环节，直接复制粘贴对应内容，从而减少书记员在庭审中的记录压力。
开庭当日，律师需提前到达法院，为可能发生的突发事件留有应对时间。在出发前应核对我方所有人员是否带好身份证、律师证及开庭材料（尤其原件）等，并提前告知当事人“避免随意走动，大声喧哗，手机应关机或者调整为静音、飞行模式，禁止录音、录像”等庭审纪律。待通过安检通道后，应迅速前往指定法庭，若需书记员带领方可进入的，律师应在到达指定区域后及时联系书记员，并耐心等候书记员前来带领。进入法庭后，发现开庭所摆放的当事人主体地位有错误的，应当及时告知书记员，由书记员进行更换，以免影响法官后续正常开庭。在无前述情形时，律师应着好律师袍，及时入座，并事先准备好律师证、当事人身份证，以便书记员在开庭前核验身份；对于前期准备提交给书记员的Word文字版材料，也应在开庭前拷贝给书记员。
开庭时，如果是由书记员手动记录的，律师在陈述意见时，应当关注书记员的记录速度，防止语速过快，给书记员的记录工作带来较大压力，实现在照顾书记员的同时，避免信息记录错误、缺失；对于书记员未跟上的信息，律师应当耐心重述，协助书记员补充记录。
庭审结束后，核对庭审笔录时，律师应服从书记员的指挥，快速翻看、修订，若临近中午，考虑到书记员午休及用餐时间，在条件允许情形下，可以待书记员下午上班时再行核对。对于庭审笔录能否进行拍照、复印，可事先征询下书记员的意见，以免产生不必要的冲突。退庭若必须由书记员带领双方当事人有序退出的，律师及当事人应当紧跟书记员的步伐。
9.案件合议环节
法官通常会在开庭后较短时间内合议案件，如此可以确保对案情的熟悉程度。因时间急迫，如果这个阶段律师需要补充材料的，应尽可能当面提交，缩短材料在途时间。如果必须邮寄的，也需要与书记员提前保持沟通，避免邮件派送延迟甚至遗落，从而达不到理想的传递效果。
此外，法院内部，无论是合议庭的合议，还是经由法官联席会乃至审判委员会对案件的研讨，均需书记员做大量的记录工作。这个过程中，律师所能协助书记员做的是前期在诉讼文书中用精炼的语言去概括提炼本案事实以及法律争议，方便法官在合议时更集中讨论，从而节省书记员部分记录及材料打印工作。
10.结案环节
日常保持询问书记员结案进度的习惯，待客户已经收到结案通知短信或者律师通过中国审判流程信息公开网上查询到案件已结案时，可以主动电话联系书记员，询问裁判文书是否已经校对、用印，并附带告知书记员我方所需要的裁判文书份数，需要邮寄送达的地址。在条件允许情况下，可以提前向书记员询问邮递单号，以免日后催促进度过于频繁，同时也便于诉讼律师后期跟踪物流信息；待收到裁判文书后，诉讼律师应及时签写并邮寄回送达回证，并向书记员告知已回寄情况，待邮件即将派送法院时，及时提醒书记员留意签收。
上诉案件，需要原审法院移卷的，诉讼律师应与原审书记员保持密切联系，询问书记员归档、移卷进度，待书记员向上级法院移送案卷后，再与上级法院立案庭联系，询问立案进度。
若裁判文书有瑕疵，需补正裁判文书，或事后需要开具生效法律文书证明的，律师应事先与承办法官取得联系，待法官转述给书记员后，再向书记员提供相关送达地址，并记好书记员提供的邮递单号，及时跟踪物流，留意派送信息。
案件需要退费的，律师应当协助当事人提前准备好退费申请（带退费银行账号、具体到某市县某路支行的开户行、开户名称）、电汇或转账凭证复印件、文书复印件、当事人身份证明、收据等材料，然后再向书记员核对相关材料是否符合法院办理退费材料要求，待核对无误后及时向法院提交。
结语
书记员与法官一样，都是律师办案过程中需重点服务的对象。对于书记员日常繁杂的工作，各方当事人应当给予更多的关怀与理解，诉讼律师亦应给予必要的帮助与支持。书记员工作中的每一个嘲点与泪点，都应成为我们法律共同体继续努力改进的方向。
“办案手记”栏目由杨骏啸律师主持，战斗在办案一线的天同律师们将在此和大家分享一些日常工作中点滴形成的思考。如您对“办案手记”栏目有任何想法、意见、建议，欢迎留言告诉我们。
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