采购如何破外部审核 | 分享
对自己严谨，就是对别人尊重！
——编辑部2.0
审核是一门艺术，被审核是一门更高的艺术，对供应链人来说，会经常穿梭在审核和被审核中，但正式审核时是否会经常出现缺少XX供应商前期导入资料，或者是某一采购活动没有严格按流程执行，还有客户的审核标准为什么没有有效传达至下级供应商等等问题，以至于动员整个部门的同事找资料或补记录，忙得团团转。出现这样按理说是身经百战都不成问题了的审核现象采购如何破呢？针对此问题，我们供应链编辑部2.0小伙伴做了一次内部分享，从审核前的准备到审核中的应答技巧及注意事项，最后到审核后的总结提出了宝贵的建议，让大家在今后的审核中走向趋于完美。
一、审核前的准备
审核前的准备是整个过程中最重要的部分，没有好的准备就没有好的结果。
采购部接到审核需求是首先需明确外部审核是第三方认证审核还是客户审核，或者是其他具体项目的跟进审核。不同的审核标准大致一致，主要围绕ISO9000/ISO14000/QC080000/TS16949等标准展开，外部审核至少会提前一个星期提供具体审核标准，需明确认具体要求，遇到不明白的地方需确认清楚。不同的审核侧重点是不同的，第三方认证审核侧重于过程和客户的要求，重点在提升企业综合效率，规避运营风险，客户审核侧重于与他们产品有关的要求。有多个点部的公司需同步明确认审核的范围。
各种记录的整理
1.供应商导入整套资料——重点是最近半年新导入及合格供应商清单中的供应商；
2.合格供应商清单/合格材料清单/采购周期填表
3.月度评价资料——月度评估表/整改通知表/供应商改善报告/年度综合评估汇总表
4.年度稽核资料——年度稽核计划/供应商年度稽核报告/稽核问题点改善报告
5.供应商环保的管控及宣导、有害物质消减计划——环保协议/环保报告/环保宣导保证函
6.各供应商认证证书——ISO9000系列/QCO8000/TS16949
7.有效代理证——代理商需提供
8.部门重点受控程序文件——《新供应商导入》、《供应商月度评估管理》、《供应商年度稽核》、《新材料导入》、《采购控制程序》、《招投标》、《比价议价》等。
9.部门战略分解及关键KPI分析——KPI不合格改善报告及行动方案
审核中常问问题
1. 抽查某张订单，再反推或倒查合同评审 、生产计划、来料检验、入库、供应商资质；
2. 采购部怎么体现出来有持续降价的能力；
3. 抽查某材料的材料分析报告及环保测试报告；
4. 抽查其他客户审核问题点或上一年度审核问题点是否完全结案；
5. 关键物料的供应源资质证明及相关的采购单据，关键供应商的合同；
二、审核中应答技巧及注意事项
1. 审核员要什么提供什么，尽量提供少的资料，提供的资料确认是没问题，避免拔起萝卜带块泥的被顺藤摸瓜，刨根问底；
2. 引导审核员审核了解你做的较好的一面；
3. 换位思考审核的技巧和方法；
4. 订单反推或倒查，合同评审 、生产计划、来料检验、入库、供应商资质；
5. 多听少说，有问则答，可能问及你不清楚或不是你负责的版块，应明确告知需请负责部门回答，如采购环节审核到质量范畴的；
6. 应审时至少安排2名人员分别在审核室和采购办公室待命，以便对应抽取你准备外的资料，应最短时间内递上随机抽取的新资料；
7. 审核完毕，当场可和老师确认审核有无问题；
8. 审核过程中态度要好。
三、审核后总结
1. 按流程做事并保留记录，流程就是做我所写，写我所做，没记录等于没做；
2. 要正确对待审核发现的不符合项，不合格不是好事，但可以变成好事，一旦有审核发现问题，在终审报告前制定改进措施，报与审核人员；
3. 对审核到的流程或文件，后期作业做好文件存档；
4. 回答问题的人员一定要清楚程序及所准备的文件资料及记录存放地点，陪同人员须具备良好的沟通能力，理解审核员的提问，协助部门回答问题及提供资料。
审核是一个让企业和采购人不断完善的过程，采购人需认真对待每一次审核。（END）
（本栏004号编辑胡芬 整理）
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