代理大事记——律师工作的“烂笔头”｜办案手记
注：文/王钰，北京市天同（深圳）律师事务所
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按语：常言好记性不如烂笔头，律师工作过程中需要记忆、跟进的事项十分繁多，而随着办案进程的推进，此前经办的工作内容也会逐渐模糊。但案件办理过程中却时常需要回顾此前的具体工作，包括与当事人的沟通细节、提交某份文件的具体时间、诉讼策略抉择的考虑因素等等。当承办律师经办的案件数量增加时，这些需要记忆的事项也会成倍增长，此时代理大事记便显得尤为重要。本文系笔者在自身办案过程中，总结出的随时记录办案经过、便于核查代理痕迹的工作文件制作经验，希望可以借此为各位诉讼律师的工作提供一些助力。
代理大事记如同案件大事记一般，是以办案时间为线索，逐一、详细记录办案过程中的具体事件，包括与当事人沟通记录、与法院沟通记录、办案团队内部讨论记录等形成的工作文件，代理大事记的记录便于经办律师及时回顾工作经过，排查程序风险，制定工作计划。
案件大事记可能是诉讼律师耳熟能详的办案文件，但代理大事记却并不是每位诉讼律师在工作过程中都会接触或者设立的文件。因为案件大事记对于记忆、复核案件事实的作用非常显著，但诉讼律师在案件办理过程中具体做过什么工作，好像也并不需要一份大事记予以固定，只要有书面文件、沟通记录留痕即可。但遇到串案、案件交接或者涉及回忆律师对某项事实的表态时，代理大事记的作用就凸显出来了。尤其是在办案件历经多个诉讼程序，办案时间长达数年时，代理大事记中记载的内容更多样、更全面，也更有助于律师回顾办案经过。
（一）如何制作一份完备的代理大事记
代理大事记通常需要包含以下几个要素：
第一，案件名称及案件编号。案件名称以我方当事人在前，对方当事人在后的方式命名，便于直接查找案件。案件编号采用天同内部的编号序列，以便年终总结时与行政团队统一对接办案数据。
第二，案件审理信息。该部分包括案件的审级、案号、合议庭成员及书记员的联系方式。同时需要注意，如果从一审时即开始代理案件，便应单独将各个程序区分开列明。
第三，冻结情况。如果案件涉及到财产保全，应当将所有被保全财产及保全期限一一列明。同时在保全期限后列明应申请续封的时间，并对该日期标亮、加粗，可以在每次记录代理大事记时提醒自己应续封的日期，避免遗忘。一般而言，续封申请应当在到期前两个月提起，因此，续封申请日期可以记录为到期前两个月。
第四，代理大事记中列明序号、日期、事项、人员、形成文件/备注等项目，并在每次发生代理工作时逐一按照该项目列明。需要注意的是，在记录代理事项时，应尽量将代理工作具体内容及采用的形式全部记录，而非过于概括，否则无法切实起到记录办案内容的作用。除此以外，还应根据与法院、当事人等不同的沟通对象，对记录内容有所侧重。
1.与法院的沟通记录，应着重记录法院关注的事实与法律适用问题以及要求提交相应文件的时限。律师与法院的沟通机会是十分宝贵的，因此无论是主动联系法院抑或被法院联系，均应抓住机会表达观点。尤其应当注意的是，如果是法院主动联系，更应详细的记录法院在本次沟通过程中提出的有关问题、对该问题的关注程度以及是否要求提交文件的相应时限。特别是在再审申请案件中，更应抓住法院联系的机会，逐一记录法院关注的事实问题以及我们在电话中的表态。在我们代理的一起再审申请案件中，因为案涉土地在产权证书与规划证书中载明的土地性质不一，且该事实系争议焦点项下的关键事实。因此，在最高院电话联系我们询问该事实时，我们口头说明相应情况并表示可以随后将相应书面文件寄送给法院。因此，代理大事记便可做如下记录：XXX年XXX月XXX日，最高院电话联系代理人，询问案涉土地性质登记不一致的情况。对此，我们即刻表示该情况系交易时当地登记不一致的政策原因导致，该情况在当地不动产登记中心官网亦有载明。具体情况及相应材料，我们可以以书面形式提交。对此，最高院要求我们XXX天内提交/最高院对该事实较为关注。随后，我们即向当事人汇报该情况。这样记录后，既可以固定自己向法院的表态，也便于在拟定庭审提纲时回忆法院关注的重点问题，更便于向当事人展示律师在案件办理过程中的敏锐度。
2.与当事人的沟通记录，应着重记录汇报的时间点以及诉讼策略的考量因素。因为当事人是诉讼利益的直接相关者，亦是律师的服务对象，因此律师的每一次决策、每一次诉讼方案的考量、每一次发表的意见，都直接关系着当事人的利益。但又因为，当事人与代理律师的行业壁垒，很多时候当事人对律师的决策一知半解，甚至完全不明白各个诉讼方案中的风险角逐。此时，在向当事人汇报案件时，律师就应当着重分析诉讼方案的利弊得失，同时在法律适用之外，多以自身办案经验辅助当事人理解。当然，律师工作报告可以起到详细汇报案件的作用，但直接的语音或电话通话可以弥补书面表达的不足。如笔者办理的一起商品房预售合同纠纷与执行异议并行处理的案件，因为商品房预售合同纠纷案中的争议房产已被其他债权人申请预查封，为此我们要为房地产公司逐一申请解除预查封。但因商品房预售合同纠纷案未审理完毕，申请解除预查封的执行异议程序亦困难重重。所以，在每解除一轮预查封后，是否申请解除下一轮的查封，均需全面权衡相应风险，再决定是否申请执行异议。但当事人出于迫切解封的需要，往往都会催促着手下一轮的解封，为此就应当在书面汇报案件进展之外及时与当事人电话沟通，说明暂不提起执行异议的考量因素。这样不仅便于当事人尽快理解诉讼方案，也能获得当事人的信任。此时，代理工作就应记录为“向XXXX发送律师工作报告。发送后，与XXX对接人电话/微信联系，再次向其解释为何不应立即提起下一轮执行异议：第一，商品房预售纠纷未审理完毕，直接提起下一轮执行异议，可能会如此前异议程序一样，异议不成功再进入执行异议之诉，耗费时间和精力；2.在解封上一位预查封后，目前首封还未知情其已成为首封，若我们现在提起执行异议，反而变相提醒申请人目前的查封现状。而且我们会定时查询该首封申请人是否申请执行；3.因为涉案查封系预查封，法院暂时无权处置该房产。结合以上几项因素考虑，暂时先不提起执行异议，集中精力办理商品房预售合同纠纷案。”这样不仅固定了自己的工作文件，而且固定了工作形式，日后核查该次沟通情况时，既可以查看书面文件，亦可以翻阅聊天记录，也能够充分的防范因当事人不理解导致的办案风险。
代理大事记主要由辅庭律师予以记录，若主办律师层级亦有需要同步更新的代理事项，办案团队可以考虑使用石墨文档、坚果云等可在线同步编辑的工具。
（二）代理大事记的适用场景
代理大事记看似是一份不起眼的工作文件，但它其中记录的琐碎事项，可以在很多场合发挥关键作用，便于代理律师及时回顾办案经过，也辅助代理律师记忆办案过程。
1. 每周制定诉讼案件工作计划时，可以根据代理大事记妥善安排。每一个经办案件的案由不同、审级不同、程序不同、事实不同，所以需要具体跟进办理的事项也截然不同。一周内，若几个案件一起有新情况出现，那么可能在一周结束后就会遗忘此前各个案件中的具体代理工作，因此，在填写每周工作情况表时可以调取代理大事记，详细梳理下工作规划，避免疏漏。这也符合天同每周召开例会，汇报案件的要求。
2. 案件历经多个审级或办案时间过长时，可以依据代理大事记回忆此前向法院的表态。如果一个案件从一审时开始代理，那么直至二审结束，通常需要几年的时间。在这其中，律师的代理工作非常繁杂，也有很多需要注意的细节，如果不及时记录，就非常容易遗忘。除去案件历经审级程序多样外，如果案件过于疑难、复杂、影响重大，一审程序可能也会历经2-3年。像笔者办理的一起股权代持纠纷案件，自2019年年中立案后，到现在已有2年有余，但仍然处于一审阶段。虽然审级没有变动，但却经历了送达、鉴定以及管辖等一系列程序。所以虽然审级没有变化，但其中程序繁多，与对方代理人的交锋亦非常激烈，所以更需要详细记录代理大事记，否则在日后的办理过程中，不排除会出现前后表态不一致的情况。
3. 在案件交接过程中，代理大事记可以帮助后手律师详细了解办案经过。案件办理过程中，很可能会发生办案人员变动或者所内团队调整等问题，此时在办案件就需要移交给其他同事继续办理。后手律师可以通过案件材料了解案件事实，但很难了解案件办理过程中的细节。若此时有代理大事记辅助，后手律师就可以通过代理大事记回顾此前经办细节，全面掌握案件进程。
4. 在结案卷宗中展现律师的工作内容。每个案件结束时，依照标准化业务流程，我们都会为客户制作一套结案卷宗，协助当事人留存案件材料，便于当事人归档。除此之外，结案卷宗也是很好的展现律师工作成果的时刻，因为每一个案件的胜诉，不仅仅需要办案团队在宏观上精准把握案件推进方向，也需要律师详细、周到的办好每一处细节。此时，代理大事记就可以直接、清晰地向当事人展现律师的办案经过，从文件的起草、向其汇报案件的次数、办案团队多次的讨论、联系法院的频率等等，体现律师对当事人的重视，对案件的负责程度。
5. 在办理多起串案、关联案件时，需要借助代理大事记区分各个案件的办案进展。当事人如果以多个关联主体进行诉讼，而且争议标的涉及多个资产包时，串案和关联案件的数量会比较高。若当事人同时有以诉促调的想法时，各个案件的起诉、办理进展都会存在不同，此时，依靠代理大事记进行区分的重要性便可见一斑。在笔者办理的一起资管类合同纠纷案件中，当事人的关联主体有三家，案涉协议虽内容相同，但因为涉及到不同的资管或信托计划，所以一共有十个串案。在这十个串案中，各个资管或信托计划到期时间不同，所以起诉时间也存在差别。加上当事人还有一定的调解意愿，所以剩余案件是否提起诉讼要等待当事人决策。在这种背景下，十个案件的诉请金额、办理进展、争议焦点、需提前完善的事实方向均存在差别，如果没有代理大事记作为辅助记录，很可能各个案件的办理进程会混淆，工作计划也会混乱。
6. 对于时效性要求非常高的案件，及时记录代理大事记，可以体现工作效率。如果当事人委托代理时，处于一审起诉前状态，那么很可能当事人会要求进行财产保全。而财产保全直接关系到当事人诉求的实现，也是对方当事人很可能转移财产的期间，为此，财产保全一定要非常高效、迅捷的完成。所以，在涉及到财产保全的案件时，我们更应该及时、详细的记录代理大事记。在完成财产保全后，代理律师向当事人书面汇报案件进展时，亦可以借助代理大事记的记录，按日期逐日汇报代理律师的工作，这样当事人能更直观的感受到代理律师的工作效率和工作进展。在笔者参与办理的一起民间借贷仲裁案件中，办案团队就在不到一个月的时间内完成了立案和保全的所有工作，并在其后的工作报告中逐一汇报每天的代理进展，获取了当事人的高度认可。
代理大事记在办案过程中是非常基础的一份文件，但又很容易被遗忘。它记录的内容非常琐碎，但又要求时时更新。虽然律师可以在办案过程中通过各种各样的文件对自己的代理过程予以留痕，但代理大事记可以全面、详细的对所有代理事务进行记录，更是全部办案过程的形象展现。希望笔者的一些浅见，可以帮助各位“记忆”自己的办案经过，做到案件跟进了然于胸。
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