民事立案程序容易忽视的六大细节问题｜办案手记
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立案登记制很大程度上解决了立案难的问题，但我们依旧会碰到各种操作失败、法院拒不收案或退回要求补正材料等阻碍。笔者近期在北京、上海、深圳、天津、江苏、浙江、福建、山东、辽宁、河北、河南、贵州等地完成了近两百起民事案件的一审立案工作，涉及法院三十七家。笔者现基于自己面对风格迥异的各家法院的“硬核”立案经历，将立案过程中需注意的一些容易忽视却重要的细节问题和大家分享，避免辛辛苦苦所做的准备，因一些细节问题，需从头再来，耽误立案进程。
一、梳理立案材料清单
准备立案工作，首先应了解需要准备、提交的材料有哪些。各法院的立案材料清单以及文书样式可从该法院官方网站、微信公众号发布的诉讼指引、材料清单公告、电话咨询12368诉讼服务热线或立案庭等多途径获得。一个更为直观获取需要提交的材料情况的渠道是进入该法院的网上立案系统，可在系统上看到需要上传、填写的各项材料。即便是选择现场或者邮寄立案，网上立案系统所显示的要求也能帮助我们了解、准备各项材料。例如，以下是广东某法院的网上立案系统，明确了必须要提交的材料以及格式要求。
二、注意各项材料制作要求
我们有时会因立案非常紧急，而忽略法院对一些文件的特殊细节要求。各地法院的要求也各不相同。之前在一些法院立案成功的，并不代表该立案经验就可直接照搬到其他所有法院。
例如，在起诉状方面，除《民事诉讼法》第一百二十一条规定起诉状应当记明的当事人基本信息、诉讼请求、事实与理由等事项外，[1]北京、天津等地法院要求原告为法人或其他组织的，起诉状落款处除要加盖公章外，还必须由法定代表人/负责人签章；河北、山东某些法院要求必须注明被告联系电话；福建、山东某些法院要求当事人为法人或其他组织的，必须注明其统一社会信用代码；河北某些法院还要求起诉状的落款时间应为实际提交立案材料的时间；北京某些法院还要求注明案由。在授权委托书方面，北京等地法院要求委托人为法人或其他组织的，落款处除要加盖公章外，委托人的法定代表人/负责人以及受托人也需在落款处签章。
当材料不符合要求时，若是邮寄立案，法院一般会电话通知要求把补正后的材料邮寄过来，北京、河北等地法院还可让当事人通过网上立案系统上传补正的材料。若是现场立案，代理人如有补充、修改材料的相关授权，可在现场直接补充、修改后当场提交，但若没有授权，则需相关主体补正材料后，代理人再次前往法院提交材料，有些法院则可能不会先接收原有的立案材料。若是网上立案，河北、山东等地法院的网上立案系统无法直接在原立案基础上补充上传材料，法院直接以立案不合格退回原来的立案申请，我们需补正相关材料后重新提起网上立案。
三、提交立案前再次核实当事人情况
完成全部立案材料的准备工作需要一定时间，在此期间，可能有当事人发生名称、住所地等信息的变更。尤其是对于以被告住所地确定管辖法院的案件，如被告住所地在提起立案前发生了跨行政区域的变更，相应的管辖法院也可能会发生变化。故在准备完全部立案材料后，已计划提交立案申请时，建议再次核实各当事人的基本情况。笔者即有遇到在开始立案工作时所查询到的被告住所地在某市A区，但仅过去两个星期，笔者已准备向A区法院提交立案材料时，发现被告住所地在前一天变更到了该市B区，需重新整理各项材料，前往B区法院起诉。
另需留意企业当事人是否有在进行简易注销。现在有许多类型的企业可以进行简易注销。申请简易注销的企业，先通过国家企业信用信息公示系统公告拟申请简易注销登记，公告期为45日，中小微企业、个体工商户等的公告期则是20日。如没有相关主体对公告提出异议，公告期满后，企业即可申请简易注销。登记机构也主要进行形式审查即办理简易注销登记。[2]如被告通过简易注销程序快速注销了其主体资质，我们后续会面临向法院申请变更当事人或向注销部门申请撤销注销登记等问题。因此，如果被告为可进行简易注销的企业，建议定期通过国家企业信用信息公示系统核查其企业情况。如有发现被告正在进行简易注销公告，可及时在公告期内通过国家企业信用信息公示系统提交异议，阻碍被告简易注销，保留其主体资质。
四、选择合适的立案方式
除了各项立案材料的准备，立案方式的选择也关乎立案能否成功。目前，立案的方式主要分为现场立案、网上立案和邮寄立案。
（一）现场立案
前往法院现场立案是最为传统的立案方式。如立案遇到问题，或法官对案件有任何疑问，双方都可当面快速沟通。经审查符合立案条件的，法官当场即可予以受理。除与具体窗口办理法官直接对接外，还可在一些法院的自助服务机器上或者在大厅扫描立案二维码，在手机上完成立案，免去排队时间。现场立案需注意以下几点问题：
一是提前预约立案办理时间。目前北京、上海、深圳等地法院对现场立案都有要求提前预约。尤其是现在因疫情防控需要，许多法院会限制每天接待现场立案的数量甚至会暂停现场立案通道。故能否现场立案，是否需要预约，以及疫情防控阶段是否需要出示核酸检测证明等，应提前通过各法院微信公众号、移动微法院小程序、12368诉讼服务热线等核实。不过，一些法院会对外地当事人从外地赶来立案的提供绿色通道，无需提前预约。例如在上海浦东新区等法院立案，凭借能够证明系从外地来到上海的交通凭证、行程记录等材料即可进入。
再者，如果是数量较多的批量案件立案，因法院审查材料需要花费较长时间，并要考虑不能耽误当天已预约立案的其他案件的办理，法院可能无法在当天一次性接收全部案件材料，故应提前和法院沟通具体前往现场办理的时间或通过其他方式提交立案材料。
二是核实法院接待现场立案的具体时间段。即便是向无需提前预约的法院提交立案材料，也需提前核实该法院接待现场立案的具体时间段。许多法院每天的办公时间并非全可进行现场立案的接待、办理工作，并且周五下午会缩短或关闭现场立案的接待、办理工作。
三是可尝试跨域立案，但需提前核实。目前，沪、京、粤、津、苏、浙、皖六地跨域立案已实现“全贯通”。对于异地法院管辖的案件，可在当地法院现场完成跨域立案工作。跨域立案将节省邮寄立案或赶赴管辖法院现场立案的时间、人力成本。[3]由于跨域立案是新型立案方式，是否各法院均可操作，建议提前和当地法院以及管辖法院沟通核实。
（二）网上立案
网上立案是通过各法院的移动微法院微信小程序、诉讼服务微信公众号、电子法院网、诉讼服务网或审判信息网等网上渠道进行立案。网上立案的时间一般没有限制，非法定工作时间也可登录系统，上传材料，提交立案申请。一些法院，例如上海法院，还会有专门的批量案件网上立案通道，批量案件相同的信息和材料可以直接导入到各批量案件中，而无需重复填写和上传。法院一般会在三到五个工作日通过短信、系统反馈立案审查结果。网上立案需注意以下几点问题：
一是提前注册账户。各法院网上立案系统的账号注册，尤其是律师的账号注册，需要等待审核，山东等地法院对于省外律师注册的审核需要24小时。部分律师还会遇到系统无法识别、匹配律师信息，无法注册的情况。对此，需要律所管理员先在最高院律师服务平台上传相关律师资料，在最高院律师信息维护完毕后的12-24小时之后，再进入法院网上立案系统注册账号。因此，如果立案比较紧急，建议先提前注册好账号，不要等所有材料都准备完毕后才来进行注册操作。
二是实习律师核实可否代为网上立案。根据《最高人民法院联络工作办公室关于对请求准予实习律师协助办理立案手续的报告的答复意见》的规定，[4]实习律师如有授权，可前往立案窗口递交立案材料。若是网上立案，上海、山东、河北、河南等地法院网上立案系统将立案通道划分为了律师通道和当事人通道。实习律师因无正式的律师证号，无法在律师通道注册账号，进行网上立案。当事人通道可以为他人立案，除部分法院的网上立案系统，例如山东法院，选择申请人身份为委托代理人即可进入立案的下一步填写操作外，上海、河北等地法院还必须明确选择代理人的具体身份类型，实习律师严格来说并不在系统所列举的代理人身份范围内。
故实习律师能否通过当事人通道，选择其中某个身份完成网上立案，可跟法院核实。经实践，山东、河北、河南法院目前均接受实习律师通过当事人通道提交立案材料，法院将根据上传的有载明真实代理身份的授权委托书来进行审核、认定。
三是注意技术、系统问题。例如系统闪退后，已填写、上传的资料没有自动保存，再次进入系统后需重新填写、上传；又或是法院系统需维护、升级，而无法登录系统进行立案操作。因此，即便网上立案的时间比较灵活，建议留有比较充足的立案时间，以免一些技术、系统问题耽误立案。如系统有保存操作，建议养成随时点击保存的习惯。
（三）邮寄立案
当前往法院现场立案不方便，网上立案系统操作又遇到问题无法及时解决时，很多人会选择通过邮寄的方式立案。相较于现场立案和网上立案，邮寄立案可以节省赶赴法院或扫描上传材料的人力和时间成本。邮寄立案也需注意以下几点问题：
一是核实法院是否接受邮寄立案。并非所有法院都接受邮寄立案，即便允许，相较于现场和网上立案，从法院签收邮寄包裹到分派到具体法官手上审查需要一定时间，法院反馈立案情况短则一个星期，长则一个月。并且，目前很多法院没有专门的邮寄立案接收流程，有出现过邮寄材料丢失的情况。故很多法院不建议当事人通过邮寄的方式进行立案。如果不是现场立案、网上立案确有不便，建议不要优先选择邮寄立案。
二是邮寄信息填写准确、齐全。有些法院会在其官网、微信公众号等公布其专门接收邮寄立案的收件人、联系方式、收件地址以及需在邮单上特殊注明的事项等信息，则应按照法院的要求填写邮单。例如，以下是上海市高级人民法院在其微信公众号浦江天平公布的上海各法院邮寄立案信息。
如法院没有明确公布邮寄立案信息，建议提前和法院沟通、核实以下信息：
一是收件地址，一些法院接收立案材料的地点并非法院的办公大楼地点，不能直接将所查询到的法院办公大楼地址填为收件地址。例如，温州市鹿城区人民法院的办公地址为鹿城区车站大道温迪路东首，但该法院接收立案材料的诉讼服务中心地址为温州市鹿城区绣源佳苑1栋；杭州市上城区人民法院的办公地址为上城区紫花支路6号，但该法院立案庭（诉讼服务中心）地址在上城区新塘路68号。
二是收件部门或收件人以及联系方式，如邮单上没有注明具体的收件人或收件窗口，或者案件类型，法院收发室工作人员无法判断该包裹应转递给哪位负责法官，即便包裹已被法院签收，仍有丢失的风险。例如，笔者曾向保定市莲池区人民法院邮寄立案，邮寄前和该院立案庭沟通确认，并根据立案庭的要求在邮单上注明接收材料的窗口以及于何时、与法院哪台电话有提前沟通。
邮单上还应写明寄件人和准确的联系地址和手机号码，以便法院联系沟通。
三是备注邮寄目的和提交材料清单。在现场立案的，法院经审查符合立案要求的，会开具诉讼材料接收清单，注明提交材料名称、页数、份数、原件或者复印件以及收到时间等内容，便于查询。网上立案的，系统上也会看到各材料提交情况。但对于邮寄立案，法院无法当场开具材料接收清单，邮单上如不明确载明案件基本信息，难以证明各立案材料是通过该次邮寄提交给法院。因此，建议在邮单上注明邮寄目的，比如写明“邮寄立案”，以及原、被告信息、提交的文件名称、数量等，以便查询。
四是选择准确的邮寄公司。即便现在越来越多的法院有跟多家快递公司合作，但对于邮寄立案，一些法院有明确要求需通过中国邮政进行邮寄。
北京高院还明确了通过不同快递公司邮寄立案的后果。如通过邮政向北京各法院邮寄立案的，当事人提起诉讼的时间为信件寄出之日，而若通过其他快递公司邮寄立案的，当事人提起诉讼的时间以快递企业收寄日或法院实际收到日为准。[5]故建议优先选择邮政进行邮寄立案，如有不便，需和法院核实是否可选择其他快递公司邮寄立案。
五、立案痕迹留存
相较于网上立案和邮寄立案，实践中现场立案会遇到一些法院只是口头告知不接收立案材料，拒不出具不予接收、不予立案的相关文件，致使当事人无法向其他法院证明该法院不予立案，也难以证明自己确有提起过诉讼。如在现场遇到此种情况，建议通过网上立案，留存网上立案记录，如法院不予立案，需通过网上系统予以回复，并注明不予立案的理由。
网上立案也需注意保留提交记录。法院以立案或材料不合格退回原立案申请的，再次提起立案申请后，山东等法院立案系统会保留原立案提交时间，而河北、河南等法院立案系统会覆盖原立案提交时间。对于在诉讼时效即将届满时才提起诉讼的案件，如何证明我们有在诉讼时效内提起诉讼，后续只是补充提交材料，存在一定困难。如遇到该情况，可跟法院核实，法院系统后台是否会有原立案提交记录，以及法院是以哪个时间点认定我们起诉的时间点。再者，有些法院会在提交立案申请后发送确认已提交的短信，或在反馈审查意见时写明是针对何时提交的立案申请，可保存该短信记录，用以证明起诉时间。
对于邮寄立案，因包裹有丢失的风险，应及时查询包裹的运输、投递情况，并与法院联系确认包裹签收和分派情况。因法院记录的接收材料时间、立案受理时间与我们寄出时间可能存在较长的时间差，建议妥善保管邮单、邮寄物流信息，以便判断提起诉讼的准确时间，证明起诉未过诉讼时效。
六、跟进法院立案、通知情况
目前，越来越多的法院倾向于通过短信、网上立案系统或微信小程序、电话等方式告知立案情况，电子送达相关文件。我们提交完立案材料后，则需及时查看相关信息。如较长时间没有收到案件消息，可定期与法院沟通核实立案进展，确保没有错过缴费、要求提交材料等重要通知。
注释：
[1]《民事诉讼法》第一百二十一条规定：“起诉状应当记明下列事项：（一）原告的姓名、性别、年龄、民族、职业、工作单位、住所、联系方式，法人或者其他组织的名称、住所和法定代表人或者主要负责人的姓名、职务、联系方式；（二）被告的姓名、性别、工作单位、住所等信息，法人或者其他组织的名称、住所等信息；（三）诉讼请求和所根据的事实与理由；（四）证据和证据来源，证人姓名和住所。”
[2]《工商总局关于全面推进企业简易注销登记改革的指导意见》（工商企注字〔2016〕253号）第二条第（二）款规定：“企业申请简易注销登记应当先通过国家企业信用信息公示系统《简易注销公告》专栏主动向社会公告拟申请简易注销登记及全体投资人承诺等信息(强制清算终结和破产程序终结的企业除外)，公告期为45日。……公告期内，有关利害关系人及相关政府部门可以通过国家企业信用信息公示系统《简易注销公告》专栏‘异议留言’功能提出异议并简要陈述理由。公告期满后，企业方可向企业登记机关提出简易注销登记申请。登记机关在收到申请后，应当对申请材料进行形式审查，也可利用国家企业信用信息公示系统对申请简易注销登记企业进行检索检查，对于不适用简易注销登记限制条件的申请，书面(电子或其他方式)告知申请人不符合简易注销条件;对于公告期内被提出异议的企业，登记机关应当在3个工作日内依法作出不予简易注销登记的决定;对于公告期内未被提出异议的企业，登记机关应当在3个工作日内依法作出准予简易注销登记的决定。”
《市场监管总局 国家税务总局关于进一步完善简易注销登记便捷中小微企业市场退出的通知》（国市监注发〔2021〕45号）第三条规定：“将简易注销登记的公示时间由45天压缩为20天，公示期届满后，市场主体可直接向市场监管部门申请办理简易注销登记。”
[3]浦江天平，北上广跨域立案直通——全国首例京沪、沪粤跨域立案今完成，https://mp.weixin.qq.com/s/hMR4iq1CCBHIkzUOcHc6cA
[4]《最高人民法院联络工作办公室关于对请求准予实习律师协助办理立案手续的报告的答复意见》明确：“实习律师作为尚未取得律师执业资格正在实习阶段的人员，不能以律师名义进行诉讼活动。但是，实习律师受委托代理律师指派，并持有关手续到人民法院立案窗口递交立案材料等是可以的。”
[5]《北京法院邮寄立案处理办法（试行）》第三条规定：“当事人向法院邮寄立案材料的，自信件寄出之日起，视为当事人向法院提起诉讼。信件寄出之日以寄出的邮戳日为准；邮戳日不清晰或者没有邮戳的，以法院实际收到日为准，但是当事人能够提出实际邮戳日证据的除外。通过邮政企业以外的快递企业递交的，以快递企业收寄日为准；收寄日不明确的，以法院实际收到为准，但是当事人能够提出实际收寄日证据的除外。”
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