“齿轮”工作心得：辅庭律师视角的团队协作四要点 | 办案手记
团队协作贯穿律师工作始终。相比人均“螺丝钉”的工作精神，用“齿轮”工作状态形容律师团队的协作日常更为恰当。尤其对于辅庭律师而言，每一项工作或许都涉及横向与纵向两个维度的协作：一方面接受高年级律师的工作安排并在完成后将成果提交，另一方面需要和其他辅庭律师或是实习生伙伴打好配合。
要提高团队协作效率，除了贯彻“就当作每一份文件的终稿在自己这里形成”的质控原则外，协作技巧同样十分重要。本人在此围绕“如何促进团队高效咬合转动——技巧向”的话题，从辅庭律师的视角分享团队展开协作过程中四个方面的工作心得以及注意事项，以期对各位律师读者的团队工作有所帮助。
一、敢于沟通：纵向不羞于提问，横向不吝于交流
把敢于沟通作为第一个方面，是因为本人认为这是提高团队协作效率的不二法门。对于辅庭律师而言，这一点又更侧重于向高年级律师提出自己的疑问。
1. “适时提问”使得自己的产出更贴近高年级律师的期待
以文件写作为例，在辅庭律师层面要产出好的文件初稿，即使抛开自身的知识与能力储备不谈，适时提问就能很大程度上使得自己的成果更贴近高年级律师对这份文件的期待。非标准的文件大致需要以什么形式呈现？整体篇幅如何？在哪个时间区间内需要产出（DDL）？这些或许是文件写作方面向高年级律师提前确认的基本问题。即使得到的是较为开放的答案，但至少你在一开始就得到了某一项“裁量权”。
具体到一份对内的文件，以检索报告为例，在仅仅得到一个大而宽泛的检索目标的情况下，可以对检索的侧重点进行提问。是侧重规范还是实践？规范着重在哪个层级、哪个地域？实践着重是裁判文书、监管文件、上市公司公告还是律所实务经验？如果是技巧性较强且自己相对陌生的检索工作，尝试提前确认高年级律师是否有可以分享的经验，在此基础上再结合自己的摸索，避免真的“从零开始”。
具体到一份对外的文件，带着探讨的观念进行提问。既要避免做一个纯粹的“执行者”，又要防止自己的写作太过偏离高年级律师的预期。可取的模式可以是在自己构思好提纲与写作思路后及时向上反馈，吸取意见和建议后再展开写作；也可以是在获知这份文件大概需要涵盖的内容后对相关重点问题进行提问，例如根据不同案件情况和文件性质，明确行文的详略侧重点，以及读者（法官或客户）最需要通过这份文件清楚了解什么信息等等。
2. “充分沟通”也能让小规模争议解决团队的平级合作更为紧密
对于日常工作鲜少涉及大文件的翻译且团队规模较小的争议解决律师而言，针对具体某一项工作直接“切块分工”并非很常见的情况。更多的情境是辅庭律师带着实习生伙伴展开合作。此时，重要的沟通事项可能包括以下两个方面。
第一，充分沟通各自当前的工作余量及不同工作的优先级。以便最初即可据此制定合理的分工计划、工作顺序和每一部分成果的提交时间。
第二，定时反馈各自的工作进度及经验收获。在临时接到其他工作安排时，可以及时调整工作分配。在推进自己部分的工作时，如果掌握了值得普及的技巧和经验，及时通过“石墨文档”或“幕布大纲笔记”等工具平台进行组内分享，保持小团队的步调协同一致。
总而言之，团队协作切忌“揣测”，切忌“提问让我看起来一无所知”的观念。在尊重对方工作习惯的情况下，适时提问、充分沟通才能让整个团队更高效地“转起来”。
二、巧用工具：形成团队工作习惯，最大程度发挥软件与平台的作用
办案模式“标准化”是提高团队合作效率的另一有效措施。具体到每一个办案团队，在工作沟通、文件传输、知识管理等方面如果能利用各类工作软件与分享平台形成较为固定的习惯，能使得协作的展开更有条不紊。不同的办案团队或许有不同的工作沟通软件的使用习惯。仅就本人的团队工作经验而言，有两点较为普适的沟通软件使用心得可供分享。
1. 确定群组命名规则，使群组分类更合理、呈现更醒目
这一点主要在于以清晰醒目的方式呈现群组的性质，区分用于内部工作开展或是用于外部沟通等群组类别，方便团队各成员在同时处理诸多案件与项目时，迅速搜寻想要发送消息的窗口。在命名层面即实现团队不同群组的“整理与收纳”。
2. 区分讨论沟通与文件发送载体，使“信息”与“文件”实时分离
除确保律所统一共享平台中文件的定时上传外，可以再选择一个文件默认储存时间更久的沟通软件，开设不同的案件项目群组，在不发送任何文字消息的情况下仅作为快速的文件发送渠道，方便各办案团队成员高效收发文件。其他的团队内部讨论、沟通与通知均在另一软件平台上进行，将“信息”与“文件”方便地实现实时分离。在信息发送与文件传输均较为密集的情况下，这样的工作模式将有效减轻各团队成员短时间内找寻所需信息及具体文件的负担。
三、方便接力：遵循三个步骤，让文件对于接棒者来说“能用”且“好用”
对于争议解决团队的辅庭律师而言，团队协作也更像是在“接力”。大多数情况下将自己形成的文件初稿提交高年级律师修改完善，抑或是高年级律师在我们搜集、检索形成的素材、报告的基础上再形成文件。一些特殊情况下，紧急工作任务的出现还可能会使得一些工作事项产生交接。有这样三个步骤可以很大程度方便上述工作“接力”的高效完成。
1. 首先，简洁地还原工作过程，适当附以批注说明
工作过程还原的必要性，在完成检索报告、综述文件的工作中凸显。以案例检索为例，清晰标注检索平台、检索法院范围、检索类型（关键词检索或法条关联检索）、检索关键词（注明“与”还是“或”）应当是基本的工作要求。这样不仅可以让高年级律师及时提出有关检索方式的改进建议，还可以在工作出现交接情形时，让下一位负责的同事不做重复的无用功，也最大程度避免了检索结果的遗漏。
工作过程的还原，还体现于让自己的文件内容“有据可依”。用不同的字体或颜色区分自己的分析、结论性内容以及其他引用内容，将所依据和参考的资料以附件或网址脚注的形式呈现，都可以帮助这一份工作成果对高年级律师来说更“好用”。
如果是对外发送的文件初稿，恰当的说明性批注也能方便高年级律师在修改、审阅时快速获知草拟人针对具体段落、句子内容的写作思路，再通过回复批注的方式直接实现文件内的沟通与回应。
2. 其次，清晰地呈现工作成果，充分重视文件命名等细节
要提交一份好的工作成果，方便接收者快速理解、消化相应文件的内容，需要在文件本身以及附件上都花一些心思。
就文件本身而言，“阅读友好”的格式是点睛之笔。尤其针对大篇幅的文件，需要的时候增加目录和索引，将结论及重点内容前置或醒目标注。统一方便阅读的段落格式及项目符号，让“形式逻辑”与“内容逻辑”相契合。
就文件附件而言，清晰、有序是第一要义。在有对应地进行文件夹归类和排序的基础上，结合文件内容有针对性地进行重命名与内容的高亮处理，方便使用者快速识别、捕捉附件涵盖的信息。
3. 最后，编辑简要文字与文件一并发送，方便团队各年级律师获悉相关信息
不论是以邮件形式抑或沟通软件平台信息形式提交工作成果，都可以在需要且方便的情况下编辑一小段分点、分段的文字一并发送，呈现最提炼、最重要的工作成果。方便多个收件人或群组成员律师在无需仔细查阅文件的情况下，第一时间掌握工作成果，跟上工作进度。
四、及时整理：建立自己的“检索库”，分享实用的资料与模板
自己建立“检索库”并适时分享，也是团队知识管理工作的重要环节。所谓“检索库”，实为在平时的工作过程中有心保存优质且实用的工作素材，包括法律法规（汇编）、书籍、文章、各类标准化的工作文件模板乃至较为优质的检索报告等。并时常进行整理与归类，方便特定工作展开时能轻松在自己的“检索库”内找到所需要的文件素材。在此基础上再作适时分享，用“开权限”的方式提高整个团队的协作效率。
1. 平时建立群组分享最新的入库文件或呈报文件，确保模板信息的实时更新
草拟、制作入库文件及呈报文件是辅庭律师的工作日常。就本人的工作心得而言，在团队内部建立辅庭律师与实习生的群组，及时在组内更新最近形成的入库或呈报文件，说明有关律所、团队等介绍性模板文字的修改点并提示各成员注意、保存，将在很大程度上提高入库或呈报文件的制作效率，同时也能保证模板性内容的统一与更新。
2. 特定工作时分享资料与素材，将自己的“检索库”对合作伙伴“开权限”
针对特定的工作事项展开平级合作时，既往积累的经验以及资料的分享都能使双方的工作更便利，在有所参考的同时也能不依赖于经验与模板。尤其对于检索类、汇编类的文件，分享的过程也是再更新的过程，每一次发送与反馈都能使得自己的“检索库”乃至团队的知识与文件管理更丰富。
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