如何打磨PPT：一份小攻略 | 办案手记
律师常打交道的文件类型一般为Word文档，PPT的使用频率相对较低。但在述标或汇报案件情况等场景中，一份精心打磨的PPT则更能精炼、准确地展示律师对案件的理解和分析思路。那么，着手起草一份PPT文件前应做好怎么样的准备工作？如何利用PPT的特有功能引导客户思路？如何通过使用一些小技巧，在优化PPT细节的同时提高工作效率？借此机会，与大家分享一些笔者在PPT制作的心得体会。
一、梳理文档结构，搭好一个“故事”的框架
在不同的应用场景中，PPT文件会内含不同的逻辑主线。例如，在知识分享场景中，PPT的逻辑主线一般围绕分享主题，沿袭着从理论到实践，从共识到分歧，从问题到建议的顺序依次展开。而在律师日常工作中，PPT则更多应用于参与客户述标、向客户报告案件情况与应对策略等场景。下文将着重以此场景为例，进行具体介绍。
在述标或报告案件情况的场景中，PPT一般包括以下几部分内容：第一，对律所和办案团队的介绍；第二，对案件具体情况与核心争议问题的介绍；第三，对核心争议问题的分析与应对策略介绍；第四，案件风险情况介绍与应对策略分析；第五，代理服务方案。除前述内容之外，可能还会穿插对类案的具体分析等。各部分的具体内容，尤其是案件情况与核心争议问题的介绍以及对核心争议问题的分析与应对策略介绍，基本已在先行提交给客户的呈报文件中体现了，PPT的功能则在于精炼且有逻辑地对该等内容进行展示。因此，在下笔写PPT前，可先采用Mindmanager；Xmind；MindMaster；Mubu；iMindMap等脑图软件[1]，将呈报文件中载明的案件事实与分析思路进行逻辑解构。为避免产生重大遗漏，该等逻辑解构应尽可能细化。
解构完成后，即可有针对性地对逻辑要点进行合并、切割和排序，具体标准可包括：
1、重要性标准。在向客户进行首次案件汇报时，一般仅聚焦重大问题。次要细节问题可留待后续与客户进行沟通时再进行特别讨论。此外，如客户为被告，相较于减责，其将更加关注免责情况，因此可将免责论述调整在减责论述之前，并比减责论述更加细化。
2、时间性标准。在复杂案件中，客户进行争议解决的手段可能是多样的。但不同的争议解决手段可能存在时间先后的区别，比如客户可分别或同时通过仲裁、诉讼程序推进争议解决，但在对方当事人已先发制人向客户提起仲裁的情况下，应对仲裁将成为更为紧急的工作，因此可优先进行介绍。
3、同类合并与异类对比。在复杂案件中，客户可能会同时签署多份协议，而多份协议的内容、约束对象、目的等可能相同也可能有所差异。在对案件事实进行介绍时，同类内容可进行合并精简；异类内容的差异性如对案件事实分析具有重大意义，也应在同一逻辑下进行比照分析。
在完成前述“主线确认——结构细化——结构重组”的准备流程后，基本已可得出一份具体到每页PPT的内容纲要，将为后续具体草拟PPT的工作起到重要的引导作用。
二、聚焦核心问题，善用图表引导受众思路
Word文档相较于PPT，主要优势在于内容详实、丰富；而PPT相较于Word文档，最突出的优势则在于简洁、明了。一份完善的PPT之所以可通过寥寥几张图展现出复杂案件的全貌和诉讼律师缜密的分析思路，关键在于对核心问题的恰当强调，以及以丰富的图表对抽象逻辑进行具象化展示。那么，如何才能最大程度实现PPT的该等功能，减轻客户的阅读负担呢？具体方法可包括以下：
第一，在着手制作每一页PPT前，先根据前一步已确定的逻辑结构框架，确定本页所讨论的核心问题和关键结论。如PPT文件是面向客户呈现的，则结论可更偏向操作性建议，而非法律分析。比如在管辖问题上，相较于管辖法院确定的法律论证，客户可能更加关注哪个法院管辖更有利，接下来应如何操作。比如在难点问题分析中，相较于难点问题的风险情况分析和法律分析，客户可能更加关注应如何化解难点问题。
第二，在确定核心问题和关键结论后，可采用特定方式进行强调，确保客户在第一时间关注到。强调的方式可以包括：①关键性结论概括列示于大标题中；②以区别于模板的颜色进行着重强调；③放置于整张PPT的中心或醒目位置。
第三，巧用图表向客户简洁地传递信息。例如，韦恩图即可用于展示不同情况下的交叉、从属关系。一些同质化的信息，比如某个主体多次重复借款的情况，则可采用表格形式进行整理列示。
第四，在对特定问题进行分析时，可综合采用图框、箭头、引导线、序号等方式，简洁地向客户展示法律推演逻辑。例如，以框线的方式将推演思路的各步骤进行区分，并且进行编号。通过箭头的方式，将各步的先后关系标示出来。此时，即便客户并不完全了解案件所有事实细节和法律规定，但依然能迅速理解我们的分析思路。这是PPT相较于Word文档最重要的优势。
三、关注文档细节，增强文件可读性
恰当的总结提示与美观的格式是增强文件可读性的利器，对于Word文档如此，对于PPT而言更是如此。对以下细节进行特别关注，将有效提升PPT的可读性，为客户带来更好的阅读体验：
第一，标题形式的统一。由于一页PPT可容纳的内容较为有限，一般只能针对某个具体问题进行阐述。客户在阅读该页PPT时，可能难以将该页PPT与前后文内容进行有效联系，或者难以准确判断PPT的内容在整个文档中处于什么位置。利用标题形式的统一，可以起到小范围的标识作用，进而帮助客户更好地把握报告的脉络。例如，侵权责任主要包括行为、过错、因果关系和损害后果四项要件，而在具体案件中每一要件下可能有多种不同的问题。因此，在进行具体分析时，一级标题可命名为“侵权责任要件之一：行为”；二级标题则可命名为“侵权行为之一：……”、“侵权行为之二：……”。如此，客户即便不回看目录，也能清晰地知道目前所讨论是侵权责任要件第几个要件下的第几个问题。
第二，适当增加文档中目录性或总结性表述。正式目录一般出现在PPT的第一页或每一大板块之前。但在PPT总页数较多的情况下，客户处于每一板块的具体内容之中也仍可能对分析结构产生疑惑。此时，可以通过在PPT中巧妙地设置目录性表述，变相发挥小目录的指引效果。例如，在具体分析某一法律要件之前，可增设“概览”页。在“概览”页中就该法律要件中将要讨论的各项要素的大致内容及其内在逻辑关系进行阐述，提醒客户接下来的PPT内容主要围绕“概览”页中所提及的各项要素开展。相同地，前述内容还可以通过设置总结性页面的方式展现，以加深客户印象。
第三，谋篇布局。PPT的尺寸比例一般包括16：9和4：3两种，目前比较常用的尺寸比例为16：9。在16：9的尺寸比例下，PPT页面是相对扁长的。除非是绘制时间轴等特别场景，一般可采用左右分割的排版模式。左右两部分既可以是相互关联的两部分，也可是有差异、需要相互对比的两部分。如该两部分之间还存在一些需要特别强调的关联性或差异性问题，亦可以将PPT分割为三部分，例如：
第四，统一图形板块大小并标齐。图形板块的大小可以通过“绘图工具/形状格式”下的“大小”工具进行具体设置。当然，如一页PPT文件中需要多个相同板块时，可以设计好一个图形板块，再进行多次复制粘贴，这样的操作将更加简便。标齐图形板块也有两种方式，一种是启用PPT中的“参考线”功能，通过手动移动图形板块对准参考线的方式进行标齐。
另一种则是直接利用“绘图工具/形状格式”下的“对齐”和“组合”工具。通过综合使用“对齐”和“组合”工具，可较为便捷地将数个图形板块进行横向/纵向标齐，或横向/纵向等距排列，或水平/垂直居中等。
例如，使用“横向分布”工具，可以实现下图中“A行为”、“B行为”和“C行为”的横向等间距分布。使用“左对齐”工具，可实现下图中“D行为”向左与“A行为”标齐。使用“纵向分布”工具，可实现下图中“A行为”、“D行为”和“E行为”的纵向等间距分布。
四、其他实用小技巧
1、“节”功能的使用
当PPT内容较多时，起草者在修改具体页面时，很容易迷失在具体内容中，难以判断正在修改的页面在整个PPT中所处的位置。利用“开始/幻灯片/节”功能，可以将具体的PPT页面归类到每一节中。创设节后，单击右键还可对节进行具体管理。
以节进行归类后，一方面将非常方便起草者迅速了解PPT的总体架构，在必要时可迅速定位；另一方面，也可以通过直接拖动节，实现快速调整PPT节位置的目的。
2、“缩放定位”功能的使用
“缩放定位”的功能与Word文档中的文档内链接功能类似，都是在文内进行关联设置，以达到按任意顺序展示特定文档内容的目的。“缩放定位”功能下主要包括“摘要缩放定位”、“节缩放定位”和“幻灯片缩放定位”三种子功能。
使用“摘要缩放定位”功能时，一般选择将文档的一级标题页面作为插入幻灯片，此时PPT将会自动生成一页“摘要部分”PPT。该页PPT具有以下特点：①PPT页面中已自动载入插入幻灯片的缩略图；②每放映到插入幻灯片的前一页，将自动跳转到“摘要部分”PPT；③放映者可通过点击“摘要页面”中的特定页面的缩略图，直接跳转到缩略图对应的页面处。因此，该页PPT可以发挥文档目录的功能，但相较于一般目录，还具有改变PPT放映顺序的独特功能。以下即为一页“摘要部分”的示例，当放映者介绍完毕“主题一”的内容后，将再次自动跳转该页。此时，放映者可再点击“主题二”的缩略图，进入到“主题二”部分的分享。同时，通过再次回顾PPT摘要的方式，也让客户能清晰地把握分享推进的逻辑与节奏。
“节缩放定位”与“幻灯片缩放定位”功能，能在放映者介绍前后两个相互关联的问题时发挥重要作用。尤其在PPT本身较长的情况下，通过前述定位功能可向客户回放特定节或特定PPT页面，进一步加深客户的理解。
3、文本转SmartArt功能的使用
为了避免行文单一，PPT可采用图形样式列举待说明事项。图形样式的设置方式包括两种：其一，通过“插入/形状”工具进行自主绘制。该种方式的优点在于样式组合更为自由，可以完全依照创作者的意图调整形状、色彩、样式排列等。其二，通过“SmartArt”工具直接列示。直接插入SmartArt应该是大家比较熟知的操作方式了，而文字直接转化为SmartArt则是在操作上更为便捷，即选中待转化文字，单击右键后选择“转化为SmartArt”。此时，选中的文字即迅速转化为SmartArt格式，无需再进行特别录入。
转化后的SmartArt还可以通过“更改形状”等工具，进行细化调整。
4、多图层情况下特定图形的选择
当我们在PPT中绘制较为复杂的图形时，可能会出现多个图形叠加的情况。如需单独就位于底层的图形进行修改，由于上层图形的遮挡，起草者可能难以直接选中底层图形。如简单地将组合图形取消组合，再将底层图形拖出进行单独修改，则将改变已调整好的组合样式，额外增加了工作量。此时，可使用“绘图工具/形状格式/选择窗口”工具，该工具可完整呈现本页PPT中所有图层中的所有图形要素。起草者可单独选中拟修改的图形，并将无需修改的图形进行隐藏，而仅显现需要修改的内容。这样可以在不改变原图形组合样式的情况下，对特定图层的图形进行单独修改。
例如，在下图的示例中，“侵权行为”的图形组合，主要由“侵权行为文本”和“底层矩形”两个图形构成，且“侵权行为文本”覆盖在“底层矩形”之上。如不使用选择工具，可能难以越过“侵权行为文本”对“底层矩形”进行单独选中和修改。但是在选择窗口中，可通过选中“底层矩形”的方式实现单独选中。此外，如位于上一图层的“侵权行为文本”对“底层矩形”的修改造成障碍（如存在遮挡等），还可选择将上一图层的“侵权行为文本”暂时隐藏，实现在不破坏原有图形组合样式的情况下，直接、单独地对“底层矩形”进行调整。
5、以样式区别呈现事实或法律分析细节
以图形呈现案件事实或法律分析思路，建立在对事实或分析的高度概括和凝练的基础上，有些细节必然难以体现。但如对图形的某些细节进行样式优化，则能最大程度保留细节，且更加直观。以下以绘制持股关系图、流程图和时间轴为例进行简要介绍：
在绘制较为复杂的持股关系（尤其是涉及股权代持、资金流转等）时，可通过改变线条虚实、线条颜色等方式进行区别表示。在下图的示例中，蓝色实线可用于表示实际持股关系，而蓝色虚线则可表示代持关系。故而，从股权关系上看，股东A直接持有标的公司股权，而股东B则是通过股东B’间接持有标的公司股权。红色实现可用于表示实际的资金流向，红色虚线则可用以表示应发生而未发生的资金流向。故而，从资金流情况看，股东A向案外人C借款后（绿色双向实线）完成向标的公司的注资。而股东B虽然已将注资款项交付给股东B’，但股东B’却未能履行向标的公司的注资义务，反而将资金挪用给了案外人D。由此，通过不同的线条模式，可以让客户在读图时能直观地了解一些事实细节。
在绘制流程图时，如何向客户直观展示争议结果系由某一环节缺失所导致的呢？可将出现问题的环节以及后续环节以虚线进行标注。在下图的示例中，客户即可较为直观地发现，是因为主体4未履行职责，从而导致后续工作无法继续推进的。
在绘制时间轴时，可针对时间点的重要性，区分蓝色或红色进行分别标注。同时，对于对方当事人主张的期间和律师建议主张的期间，亦可采用虚实线进行区别标注。此外，对于期间计算时，往往还涉及是否包含端点日期的问题，采用实心点和空心点进行分别列示，可有效传递该等信息。
PPT虽然并非律师日常工作中最常用的软件，但却在特定情形下承载着向外界传达律师对案件事实与法律关系的深刻洞察的重要功能。因此，将PPT打磨好，也有助于全面展示律师的专业能力。以上是笔者在制作PPT中的一些小小心得，与各位同事、同仁们分享，希望能有所裨益。
注释：
[1]参见：程绍阳，《脑图：从思考的“轴”生“维”》，《天同诉讼圈》2019年8月24日。
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