飞劳动法｜十种用人单位规章制度的告知方式

制度要对劳动者有约束力，民主程序是前提条件，但最最重要的，还是要公示或告知，有哪些可行的公示或告知方式？各种情形下用什么方式？哪种方式最有效？

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一、通过电子数据的方式告知

最高人民法院关于适用《中华人民共和国民事诉讼法》的解释（2014年12月18日最高人民法院审判委员会第1636次会议通过）第一百一十六条规定，视听资料包括录音资料和影像资料。电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。存储在电子介质中的录音资料和影像资料，适用电子数据的规定。如下两种是典型的电子数据：

（一）电子邮件送达文件

（二）OA系统的公示

从举证规则上来看，需要进行公证，但如果对方确认或具有高度盖然性也可有高度的证明力。关于电子邮件，如庭审时能通过操作证明，有些地方也是认可其效力的。

适用对象：

最好在合同中约定了此两种方式是有效的送达方式，尤其对于邮件而言，应在劳动合同中明确员工的电子邮箱。

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二、公示告知

（三）公告栏中公示告知

笔者认为这是最最有效的方式，但有人不以为然，认为这种方式很难证明真实性，因为实践中用人单位经常会补做。也有人建议，拿当天的报纸拍摄以证明真实性，但其实这种方式只是增加了一些可信度，并不能排除补做的可能性。

我们的建议是，可以请公证员对此进行公证，最好是公证两次以上，则劳动者无话可说。笔者曾主持仲裁过的案件中，见过最蹩脚的举证是直接打印一张纸，然后说在公告栏中告知了员工，相应的内容即是这个打印的内容！我直接认定了用人单位没有告知，不知道到法院时代理人是否明白而予以补强。

适用对象：

此方式特别适合人数众多的大型生产型企业，另外，对于一些不肯签收制度告知员工，也特别有效。

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三、签名确认已阅读

（四）员工在制度告知书中确认

此种方式听起来不错，但实践中员工入职后再让其签收这种告知书，很多员工并不愿意配合。

（五）入职登记表中明确一些常见制度

尤其是奖惩制度。当然，如果这些制度的名称由员工手写则更佳。

（六）劳动合同中明确已告知了的相应制度

上述签名确认的方式，实操中应注意：

1.签名需要面签，如果员工愿意，最好也按指模，以免签名无法确认真实性；

2.员工手写“对制度无异议，并愿意遵守”，以免员工日后否认制度的合理性。

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四、培训及学习

（七）培训及学习签到表中确认制度已培训的事实

应注意：

1、明确时间、地点要素，同时标注内容；

2、人多时培训，会存在代签名或乱签名的情形，要注意避免。

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五、考试

（八）规章制度学习成果考核

开卷考试，人人可拿高分。

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六、送达制度

（九）当面送达

当然，这个也需要签名确认。

（十）通过快递的方式送达

对于拒绝签收的个别员工，通过通讯地址用EMS的方式送达。切记在备注中说明快递内容。

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其他建议：

1.制度的名称一定要准确，切勿用简称，以免产生歧义；

2.关于制度的告知及送达方式，最好在劳动合同中明确；

3.至于电子邮箱、有效的通讯地址等内容，更是合同中的极重要条款，必须说明。

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关于飞劳动法

作者简介——蔡飞律师

全国优秀律师事务所——广州金鹏律师事务所合伙人、劳动法律专业部部长

广东省律协劳动法律专业委员会副主任

广东省法学会社会法研究会常务理事

广州市总工会法律顾问

广州市劳动人事争议仲裁委员会仲裁员

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