明以察微：法律文书的校对要点 | 办案手记

前言：校对系每一份法律文书出炉前的最后一道工序。这虽是基础工作，但并非只是简单通读一遍即可。正所谓，“一字之失，一句为之蹉跎；一句之误，通篇为之梗塞。”文书的遣词造句、谋篇布局固然关键，内容准确、形式规范同样影响着文书质量。打印纸质文件、暂把文件放一放、朗读出声音都是大家常用的校对方法。但无论采取何种方式，如果校对人有意识地注意校对要点，做到专项式的检查，既能提高校对效率，又能保证校对的准确性。本文将参考邹碧华法官在《法院的可视化管理》中所列举的《裁判文书常见差错检查备考表》，将在内容、形式、语句、呈交四方面归纳法律文件的校对要点，并于文末总结校对清单，谨供大家参考。

内容校对要点

（一）基础信息

1.校对当事人主体信息

我们无法确定从起笔到文件定稿期间，当事人是否变更了法定代表人、住址等信息。因此，当事人信息需作为首要检查的对象。校对人可以通过企查查等公开途径，再次确定所有当事人的主体信息。此处需特别注意分公司、银行分行的代表的称谓为“负责人”，而非“法定代表人”。

2.校对当事人的诉讼地位

诉讼案件往往需经历不同程序，如一审、二审、执行等程序。同一案件的同一委托人在不同诉讼程序中的诉讼地位也不尽相同，因此在拟定法律文件时需依据不同的诉讼程序确定委托人的诉讼地位。如当案件进入强制执行程序时，委托人的诉讼地位由“原告”“上诉/被上诉人”等转变为“申请执行人”，此时需特别注意法律文件中委托人的诉讼地位描述是否一并变更。

3.校对案号

同一案件在不同阶段或程序中案号往往不同，校对人需确保文件中标注的案号与所处阶段或程序相对应。诉讼案件在同一程序中的案号基本保持一致，在不同程序中的案号区别较为明显，易于核对。然而，仲裁案件虽“一裁终局”，但其案号在不同阶段并非一成不变，可能只有一字之差，不易察觉，如下图所示的仲裁案件的“受案号”与“结案号”。校对人可在仲裁案件中特别注意此类案号的变化。

4.校对文件页眉与落款信息

法律文件的页眉处可能会标注文件的重要信息，如向法院提交的文件，可能会列明案号和提交人等。为避免遗漏校对，校对人可先行取消页眉隐藏功能。文末的落款通常包括提交人信息和文件出具日期，日期在年份交替时极易出错，校对人可特别注意核查该等信息是否无误。

（二）法条和案例

1.校对所引用的法条

其一，校对所适用的法律规范是否正确。如《民法典》施行前的法律事实引起的民事纠纷案件，应适用当时的法律、司法解释的规定。其二，校对是否对不同年份的同一法律作出了区分，如《证券法》（2019修订）与《证券法》（2014修正）。其三，校对条、款、项是否表述正确。

2.校对所引用的案例

其一，校对案例信息包括案号、审理法院、裁判时间等是否正确。其二，校对所援引的案例的案情是否与本案一致，其裁判观点是否有利于本案，避免案情细节差异而导致援引案例与本案结论实际大相径庭。

（三）案件事实

校对案件事实需核查时间、主体、金额等要素是否准确。这需要与具体案件中的相应材料结合校对，如在买卖合同纠纷中，案件事实涉及交付时间和付款时间、交付地点、货物品名、型号、数量和规格、已付金额和欠付金额等，都是校对人需要核查的内容。对于案涉主体，如各主体的指称较为相似，校对人需注意表达中是否准确区分了各主体，避免出现张冠李戴等问题；对于需要计算的金额，校对人应重新核算或以其他方式进行验算，以确认金额无误；对于引述信息，校对人需核对文件表述与原文内容或表达的意思是否一致。如主笔人以“图片转文字”等方式提取原文内容并直接复制到文件中，这很可能导致文件出现错别字或乱码，校对人需特别注意核查。

另外，校对人亦可以利用不同材料交互校对。若主笔人撰写文件时主要依据的材料是卷宗，校对人可以将以上信息与案件大事记、证据清单再行核对，有助于发现细节错误。

（四）文件构成

有的法律文件由系列文件组成，如起诉材料可能包括《起诉状》《证据清单》《授权委托书》《所函》等，投标文件可能包括律所信息、办案团队信息、保密函、初步法律意见、报价表等。校对人在了解文件出具需求，明确文件构成要求的基础上，需核查该文件组成部分是否完整、所需材料是否齐全，再最终确认是否需要根据实际情况调整某个部分。实践中，如有的投标文件仅要求列明办案团队成员基本信息，有的投标文件则要求一并提供办案团队成员律师证复印件，因此在校对文件构成时需关注个案，发现差异。

格式校对要点

（一）格式规范

1.校对页面格式

一般而言，律所或团队内会有一致的页面格式要求，包括字体、字号、颜色、缩进方式、对齐方式、行距、页眉、页脚、页码、页边距等。常见错误包括：未按文件类型调整字体、未将对齐方式调整为“两端对齐”、未添加页码。

2.校对序号编排

此处的序号不仅是指证据清单、法律检索报告等文件中的表格序号，还指全文各个大小标题的序号。

其一，校对标题序号的书写是否规范。一级标题是大写中文数字后加顿号，如：“一、二、三、”；二级标题是大写中文数字外加括号，如：“（一）（二）（三）”；三级标题是阿拉伯数字后加点号，如：“1.2.3.”；四级标题是阿拉伯数字外加括号，如：“（1）（2）（3）”。其二，如文件是合作完成，可以着重注意合稿后的各个标题是否存在重号、漏号、错号的情况。

3.校对数字格式

其一，统一金额数字的千分符，即间隔三位数字的逗号。当校对文件中出现多处数字时，需重点关注该些金额数字是否均使用千分符分隔，避免出现数字形式不统一的情况。需注意的是，若统一采用千分符分隔金额数字，需将千分符统一调整为半角符号。其二，校对数字计量单位是否准确，避免出现计量单位与计量物不一致的错误。其三，校对数字的表述方式是否统一，例如表述上是否统一以万元为单位，保留2位小数。其四，校对数字大小写是否一致。当文件出现金额时，该项校对可以借助大小写数字转换的小程序。

4.校对表格格式

其一，校对是否已设置标题行重复。特别是当表格有数页时，标题行重复有助于读者快速定位表格栏目。其二，校对各表格的标题行颜色是否一致。其三，校对文件中出现的多个表格大小比例是否一致。

（二）标点符号

标点符号的使用系法律文书中应当规范但常被忽视的部分，本文也总结了如下标点符号的校对要点。

1.校对全角与半角格式

法律文件中常常需要引用案号，而案号中的括号在全角与半角的表现上又较为相似，所以法律文件中经常出现全角、半角括号混用的错误。除在通读时留意外，校对人可以使用文档的“查找”功能，筛选全部括号并逐一比对。

2.校对标点符号的用法规范

以书名号的使用为例，文件中可能出现多个书名号并列时以顿号分隔、书名号内以顿号表示停顿等错误。其他标点符号的常见错误，可参见最高人民法院司法案例研究院所发布的《建议收藏！法律文书中12种常见标点符号误用情形》[1]。

语句校对要点

（一）指称一致

1.尊称一致

当委托人可能为法人或自然人时，文件中可能以“贵方”“贵司”作为尊称。当银行等金融机构作为委托人时，文件中还可能出现“贵行”这一尊称方式。因此，在套用模板文件时，需注意依据委托人主体身份替换尊称表述。

2.简称一致

无论是政府机关名称、当事人名称，还是规范名称，首次出现时一般不会直接使用简称。校对人需注意简称的首次出现位置、前后文简称是否统一。在合作完成多份文件的情况下，校对人还需在合稿后重点关注上下文之间、多份文件之间的简称是否一致。

还需注意的是，校对工作中，校对人可以使用文档“查找”功能核对上下文简称是否一致。但在简称不一致时，还需慎用文档“全部替换”功能，避免出现替换错误。

（二）用语准确

1.校对多字、漏字、错字

语句通顺、用词准确、意思明确系语言表达的基础要义，因此校对时应首先检查文件中是否存在错字、漏字、多字等情况，避免语句不通、语义不明。该校对要点主要依据文件的实质内容及上下文予以综合判断。需注意的是，电脑输入法通常有记忆常用词的功能，如果多次输入错误词汇，该词汇可能会被不断错用。因此校对人可以重点检查文件中的常错词语，及时更改输入法的记忆词汇。

2.校对语法错误

语法错误常出现在长句或经多次修改的语句中。长句因需表达的内容及表述层次过多，容易在写作过程中出现语法错误，如缺失主语、语义不清、关联关系错误等问题。文件经多次修改后，语句也可能因多次调整而出现语法错误。因此，校对时需重点关注长句及文件修订之处。同时，校对人可使用文档“修订模式”，迅速定位易错内容，重点校对其是否存在语法错误。

3.校对语句是否简洁明了

为避免阅读负担，书面表达应简洁直观，主旨突出。校对人需重点检查以下内容：其一，被动句修正为主动句；其二，长句拆解为短句，对于长度超过三行的句子，校对人可尽可能再作简化；其三，多使用陈述句，避免出现倒装句、设问句；其四，文件中的各级标题及段落首句是否凝练简洁、是否已概括下文内容。

4.斟酌绝对化的表述

因个案事实差异明确且某些问题暂未能有定论，文件中的表述需严谨、客观，避免过于绝对化的表达。当校对人发现“全部”“一定”“必然”“绝对”等词汇时，可以结合需论证的问题及上下文内容，斟酌表述是否严谨。

内容、形式、语言属于文件内部校对要点，这三方面校对完毕后，校对人还需在文件发出前校对呈交的要点。

四、呈交校对要点

（一）校对文件命名

文件命名需与文书标题一致，但文书标题可能在多次修订过程中已被修改，因此在文件发出前需再次确定文件命名是否与最终确定的文书标题一致，避免名、实不符。

（二）确认文件版本

如前所述，在团队作业的模式下，一份文件可能须经多次修订方能定稿。因此，在文件发送前，需再次确认待发出文件是否为定稿版本。如需以压缩包形式一次性发送多份文件，在发出前可以再次打开压缩包，确保所有文件均在压缩包内，避免漏发、错发文件。

（三）校对邮寄底单

除上述需校对的呈交要点外，在邮寄文件时，还需校对邮寄底单：其一，是否以代理人或指定联系人名义寄出文件，确保邮寄效力。其二，校对内件品名是否准确填写，即是否标明文件为原件/复印件、案号、名称、份数等。其三，校对收件人信息是否准确。

余记

每份法律文件都是作者耐心打磨、静心研究、细心修改的成果，其脉络框架、观点内容、语言表达均有值得借鉴之处。校对人不仅是完成检查工作，更可以在不断阅读文件的过程中提升写作能力。对于初年级律师而言，校对工作也是我们接触和学习不同文件写作的机会。校对工作既能磨炼我们写作的基本功，又可以扩宽我们写作的视野，多思考多积累，校对工作也能够为律师成长提供养分。

最后，要做到法律文件的零差错，需要我们保持细致与耐心。笔者尝试总结文件校对中的各项要点，希望能帮助各位提高校对工作的针对性，使校对工作更为高效、准确。

附件：校对要点清单[1] 

注释：

[1] 参见微信公众号“最高人民法院司法案例研究院”：《建议收藏！法律文书中12种常见标点符号误用情形》，

https://mp.weixin.qq.com/s/2TNxxViV53PLDr-WOiY49Q

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